Sobre reuniones

Hay mucho escrito sobre la eficiencia y buenas prácticas a la hora de gestionar reuniones en el ámbito profesional.

Aún teniendo claras pautas importantes, las reuniones suelen ser motivo de queja y frustración para muchos profesionales. Hay ciertos personas que ven como algo normal tener su calendario copado de reuniones, con incluso varias de ellas solapadas entre sí, justificándolo con su rol, título o responsabilidad. Desde hace años es conocido el lema "busy is the new stupid" iniciado por una conversación entre Bill Gates y Warren Buffet.

En algunos contextos parece imposible reducir el número de reuniones y el mero hecho de plantearse rechazar una convocatoria puede ser un factor de estrés importante para una persona que no tiene claras las implicaciones que pueda tener el hacerlo, incluso si es imposible para ella acudir a dicha cita.

Dada nuestra naturaleza social, las reuniones son necesarias y no deberían ser algo negativo, sino todo lo contrario.

Quería escribir este artículo con algunas buenas prácticas que he ido aprendiendo con el tiempo y que creo que tienen un impacto significativo en cuanto a eficiencia, salud, cultura y respeto a las personas con las que trabajamos día a día.

Evitar reuniones y promover la comunicación asíncrona

La reuniones síncronas suponen una inversión de tiempo, atención y disponibilidad que se traduce en un alto coste económico.
La dificultad para encontrar disponibilidad a la hora de agendar una reunión puede ser exponencial si los integrantes disponen de un calendario que suele estar precisamente completo de reuniones.

Teniendo esto en cuenta, cuantas más reuniones o ceremonias síncronas podamos evitar, más efectivos seremos a la hora de encontrar huecos para aquellas reuniones que sí que merezcan esta inversión.

Algunos ejemplos de reuniones que se pueden tratar como comunicación asíncrona:

• Un buen uso de la herramienta de gestión de proyectos para representar el estado y bloqueos de las tareas, en lugar de tener que hacer un "reporte" en una reunión o consumir tiempo de una daily para eso.
• Las propias daily o stand up pueden ser asíncronas si utilizamos Slack y sus workflow. También podemos utilizarlos para pedir feedback de forma asíncrona, entre otras muchas cosas. Son una genial herramienta para automatizar y conducir de forma asíncrona un montón de mecánicas y rituales.
• Aclarar dudas directamente en la herramienta de documentación que utilicemos o mediante documentos compartidos en Google en lugar de fijar una reunión para ello.

Prevenir que las reuniones duren exactamente una hora o media hora

Un anti-patrón de productividad ya muy conocido es el de agendar reuniones con duraciones fijas por defecto de una hora u hora y media. Antes de agendar reuniones con un duración de una hora, piensa que es muy posible que los asistentes de esa reunión tengan otra que empiece justo después, sin disponer de tiempo para descansar mentalmente entre las dos ni gestionar el cambio de contexto.

Esta falta de descanso puede ir incrementando el nivel de estrés de las personas a lo largo del día, especialmente cuando se trabaja en remoto y no hay un cambio de sala entre reuniones. Si entramos en esa dinámica podemos encontrarnos fácilmente con cuatro reuniones seguidas sin haber tenido ni cinco minutos para descansar la vista o incluso ir al baño.

Esto no quiere decir que todas las reuniones deban ser de 50 minutos. Por ejemplo, si crees que la reunión va a durar una hora, quizás sea buena idea poner la reunión con una duración de una hora y veinte minutos. Esto va a asegurar que si la reunión termina antes o a tiempo, los asistentes tendrán asegurados al menos diez minutos de paz mental entre reuniones.

Ser puntual y finalizar a tiempo

Relacionado con el punto anterior, llegar tarde a una reunión puede suponer que esa reunión termine más tarde de lo acordado y provoque que vayas generando retrasos encadenados si tienes varias reuniones ese día sin espacio entre las mismas. Además, es muy posible que ese retraso pueda ser considerado como una falta de respeto por el resto de los asistentes que han reservado su tiempo a sincronizarse contigo.

De igual forma, debemos tener presente que si no terminamos la reunión en el tiempo establecido, estamos siendo en cierto modo egoístas con el tiempo de los demás, impactando en su disponibilidad y tiempo de forma directa.

Si han quedado temas en el tintero, quizás debamos plantear otra reunión para comentarlos o buscar la resolución de los mismos mediante algún mecanismo asíncrono; alargar la reunión debe ser el último recurso ya que es posible que hay implicaciones al hacerlo de las que no seas plenamente consciente.

Al agendar la reunión, dejar claros los puntos de la agenda y el objetivo de la misma

Cuando agendas una reunión sin indicar una agenda de la misma, los asistentes no van a contar con la oportunidad para prepararse con antelación sobre los puntos que se van a discutir en la reunión. Esto impacta en la efectividad de la misma.

De forma adicional, es buena idea establecer los objetivos o la expectativa principal de esa reunión. Algunos ejemplos:

• "Vamos a tomar una decisión sobre [algo]"
• "Vamos a darnos feedback sobre estos puntos"
• "No vamos a tomar una decisión, el objetivo es tener contexto y entendimiento común sobre [algo] y establecer siguientes pasos"

Hay múltiples herramientas como Notion, Confluence que cuentan con plantillas para establecer notas de reuniones. Si no utilizas estas herramientas, puedes utilizar documentos de Google o cualquier otro sistema en el que se pueden compartir una simple tabla o a modo de listado qué puntos se van a tratar. De esta forma se puede utilizar el mismo documento como guía y tener documentado todo al final de la reunión.

Esto también nos facilita discutir sobre esos puntos de forma asíncrona mediante comentarios, ahorrando tiempo de la reunión antes de que esta se produzca.

Si la reunión es rápida o no hay una costumbre aún adquirida de preparar este tipo de documentos, un primer paso interesante que suele tener un impacto positivo suele ser simplemente indicar una descripción en la convocatoria que siga un formato parecido a este:

Driver: Nombre Apellidos

Objetivo: Establecer siguientes pasos para el proyecto

Agenda:

* Estado actual, 10"
* Conclusiones tras la primera iteración, 20"
* Siguientes pasos, 20"

Si no eres la persona que organiza la reunión y ves que la misma no tiene agenda o una descripción, puede ser buena idea pedirle que prepare una o ayudarle a prepararla.

Decidir quién va a ser el driver de la reunión antes de la misma

Algo típico que suele ocurrir en un equipo es que siempre sea la misma persona la que modere o esté atento de cómo se desenvuelve la reunión. Muchas veces suele coincidir que esa persona es la que agenda la reunión porque tenga el rol de manager o porque ya ha dinamizado alguna otra reunión antes.
En otras ocasiones la reunión termina siendo conducida de forma improvisada por las personas con más iniciativa o facilidad de palabra del equipo.

Para evitar esa improvisación y mejorar la eficiencia de la reunión, es muy recomendable que se sepa antes de la misma quién es la persona encargada de guiar esa reunión.

Otra buena práctica es rotar esa responsabilidad entre los miembros del equipo para que no sea siempre la misma persona, dando la oportunidad a todo el mundo de poder conducir las reuniones. Esto evita dependencias y hace crecer a todos los miembros del equipo.

Asegurar que todo el mundo está conectado con lo que se está comentando en la reunión y tiene espacio para participar

Antes de nada, es importante asegurar de que el tono y el lenguaje es inclusivo en las reuniones. Esto es muy importante y creo que es algo sobre lo que debemos dar feedback cuando no se produce o hay margen de mejora.

Si hay asistentes que están trabajando desde casa, es buena idea crear una regla para dejar claro cuando alguien quiere hablar para prevenir el solapamiento entre los interlocutores o que unas personas eclipsen a las otras.
Por ejemplo, se puede pactar que cuando alguien quiera añadir algo sobre un tema sobre el que dos personas están hablando, se levante la mano para que todo el mundo sepa que hay algo que decir y que no se quiere interrumpir una discusión.
Cuando hay una discusión en la que varias personas están hablando a toda velocidad, puede haber alguien que no sepa cómo contribuir a esa conversación y deje de hacerlo si no hay un mecanismo de este tipo.

Si hay personas de diferentes culturas en la reunión o alguien se siente muy incómodo al hablar, es buena idea estructurar la reunión para que cada asistente tenga unos minutos para comentar su punto de vista sobre un punto de la agenda, siguiendo un orden o mediante round-robin, por ejemplo.
Suele ser importante también preguntar directamente sobre su punto de vista a las personas que han permanecido calladas durante una discusión o la conversación sobre algún punto concreto de la agenda.
Esto último es importante también cuando esas personas han mostrado intención de meterse en una discusión pero ha sido eclipsada continuamente durante la misma.

Además de todo esto, es importante asegurar buenas prácticas de comunicación. Estas mejorarán la eficiencia e inclusividad en las reuniones.

Algunas de las más importantes para mi son las siguientes:

Promover la escucha activa

Es importante asegurar que todas las personas puedan terminar de comunicar su mensaje sin ser interrumpidas en medio del mismo. Al margen de asegurar que las conversaciones en las reuniones sean sanas, saber escuchar es una habilidad que es muy valiosa de trabajar para dentro y fuera del aspecto profesional.

Mantener el scope o foco

Este es el punto más importante para asegurar que una reunión sea productiva. A veces es un reto mantener el foco cuando hay mucha gente en una reunión, por lo que puede ser necesario hacer un esfuerzo extra en este punto.

Prevenir que actitudes dogmáticas o posiciones de "examinador"

Este punto está muy relacionado con la escucha activa. Tiene mucho que ver con saber entender el mensaje principal sin centrarse tanto en los detalles, dejando al lado prejuicios y sobre todo estar abiertos de mente a mensajes u opiniones que puedan ser muy diferentes a lo que estemos acostumbrados.

Hay mucha oportunidad de crecimiento al evitar este tipo de posiciones y también pueden evitar frustraciones en personas que puedan traer un soplo de aire fresco al equipo.

Si no tienes webcam, debes hacer un esfuerzo extra

Cuando asistimos a una reunión en la que hay gente trabajando en otra localización y nuestra cámara no funciona, es clave hacer un esfuerzo extra para describir nuestras reacciones o ser consciente de nuestro tono al responder o hablar. En estas situaciones la información que tienen los receptores es muy limitada y puede que los mensajes se malinterpreten con mucha facilidad

Asegurar que al final de la reunión queden documentados tanto las decisiones como los puntos de acción

Es importante dejar documentado un registro de las decisiones tomadas durante la reunión y también las acciones o tareas que se han pactado realizar en la misma.

De esta forma alguien que no haya podido atender a la reunión tiene contexto del resultado de la misma y también, todo el mundo sabe dónde puede consultar estas cosas para no confiar únicamente en su memoria.

Los puntos de acción y decisiones deben ser claros, entendibles y fáciles de encontrar, además de contar con contexto para poder ser ejecutados sin ningún tipo de duda y entender las limitaciones o factores que han influido en los mismos.

Dar feedback sobre la reunión

Como hemos comentado, las reuniones son caras y por ello, todo feedback para mejorar cómo se llevan a cabo va a ser muy valioso tanto para las personas que han participado como para la cultura de la empresa a largo plazo.

Conclusión

Las reuniones pueden tener un coste muy alto en varios aspectos y no siempre podemos sustituirlas en favor de comunicación asíncrona.

Es importante hacer todo lo posible para sacar el máximo partido de las mismas, respetando el tiempo de las personas con las que trabajamos.